障がい者雇用におけるビジネスマナー

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障がい者雇用ビジネスマナー~ホウ・レン・ソウ~

障がい者雇用でも、企業によっては一般雇用された人と同じような扱いをする企業と言うのも増えています。という事は、ビジネスマナーに関して、障がい者であっても健常者と同等の事を求められますし、出来なければ「障がい者だから、やっぱりか」とおもわれてしまいます。

障がい者雇用じゃなくてもビジネスマナーは重要です。新社会人等が、特に口うるさく言われる「ホウ・レン・ソウ」について解説します。

 

報告のポイント

報告する事の原則は、「素早く簡潔(かつ正確に)」行う事です。上司に自分の作業状況を説明する時に具体的ではなく曖昧な表現だと逆に伝わりません。簡潔で正確に報告は行いましょう。

5W2Hを意識する

5W2Hとは

  1. When   いつ(会議の時間等は期限など決まっているのでしっかり伝えましょう。)
  2. Where  どこで(どこで何をやるかをしっかりと伝えましょう。)
  3. Who   誰が(誰がどうしたらよいのか?又は、どうしたのかをしっかりと伝えましょう。)
  4. What   何を(目的のために必要なものがあるならそれを伝えましょう。)
  5. Why   なぜ(目的を果たそうとする理由は何なのかを伝えましょう。)
  6. How   どのように(決まった方法があるのなら、それを伝えましょう。)
  7. How much どのくらい(何円、何分、何キロなどの数字関係を伝えましょう。)

悪い内容の報告こそ最優先で報告するべき内容です。自分で抱え込まずに上司がいる場合は上司に報告しましょう。自分で抱え込んだまま状況が悪化すれば最悪です。

そして、報告する内容は必ずメモを残すようにしましょう。報告する時は「素早く簡潔に」です。

報告する相手が取り込み中でも緊急を要するのなら、「お取込み中申し訳ございません。〇〇についてご報告があります。△△分ほどお時間よろしいでしょうか?」って断ってから報告しましょう。この時に具体的な時間を提示するのがポイントです。多くの場合1~2分くらいで話は終わると思います。

連絡のポイント

連絡とは他者から他者への必要事項を確実に伝える事です。この時も「素早く簡潔に」と言うのを忘れてはいけません。そのため、伝達する事が何なのかをしっかりと整理して相手に伝えなくてはいけません。この時に役に立つ【5W2H】は最早「ホウレンソウ」の基本ですね。

連絡に関して気を付けること3つ

連絡に関して気を付ける事が3つあります。それは「記録」「確認」「復唱」です。メモを取って記録した後に、相手に内容を確認します。自分なりにまとめた事を復唱しましょう。事実と違っているならもう一度最初から繰り返しましょう。「素早く簡潔に」とは言いましたが、正確性がないまま伝えても意味がありません。

伝達方法

伝達する方法はいくらでもありますが、緊急性が高いものは直接会って伝えるか、距離的に直接会う事が難しかったり、決まった場所にいない場合は、相手の会社に電話をかける、営業職などの人には直接携帯電話に連絡したりしましょう。特定の誰かではなく、会社などに伝える要件は携帯電話ではなく、会社に電話するようにしましょう。直接伝える場合は、その部署の責任者に伝えるようにしましょう。

連絡内容は緊急性があるものばかりとは言えません。その日のうちに伝わりすれば良いような場合はメールやFAXを利用するのも良いでしょう。メールやFAXは直ぐに確認するとは限りませんからね。

相談のポイント

仕事上での相談は2つに分けられる事が殆どです。

  1. 上司や先輩の判断を仰ぐ(自分で何でもやろうとして失敗する。今までそんな障がい者を沢山見ました。)
  2. 不明な点を教えてもらう(分からない事があったら、上司や先輩に素直に教えてもらいましょう。)

仕事上の相談で殆どがこの2つです。経験したことがないような状況で自分の力で何とかしようとしてもうまくいかない事が多いですし、仮にうまくいっても次もうまくいくとは限りません。上司や先輩に相談して、正攻法で問題を解決した方がうまく行く事が多いです。

相談時の注意事項3つ

相談する時にも注意するべきことがあります。ただ単に相談すればよいという訳でもありません。相談する時に、注意するべきことを3つ紹介します。

  1. お客様からのクレームや何らかのトラブルなどはスグに報告する
  2. 相談内容が相手に伝わりやすいように迅速に伝え、そこに言い訳などの要素は入れない
  3. 同じ内容の相談をしない

どの様な内容を相談するのかは人それぞれで違いますが、最後には必ず自分の認識が正しいのかどうかを「イエス」なのか「ノー」なのかをハッキリさせておきましょう。

あとがき

「報(ホウ)・連(レン)・相(ソウ)」が大事なのは障がい者だけじゃなくて、社会人なら健常者であろうと大事な事です。何と言っても「報・連・相」はビジネスマナーの基本ともいえる事ですからね。そして、企業が一番欲しい中途採用の人材は「ビジネスマナー」がしっかりと出来ている人なんだそうです。

障がい者雇用におけるビジネスマナー

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